BuZa traint directie-assistenten met e-learning WERK-portal.nl

Een directie-assistent, sinds anderhalf jaar een nieuwe functie bij het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa), draagt zorg voor de vergaderruimten, de post, de printers en andere kleinere klussen.

Hoewel men bij BuZa nog steeds enthousiast is over de inzet van directie-assistenten, werd dat enthousiasme de laatste tijd geregeld op de proef gesteld. De medewerkers snapten niet altijd de cultuur en omgangsvormen binnen het ministerie, bijvoorbeeld over wat gepaste kleding is, hoe ze om moeten gaan met bezoek en dat ze zich tijdig ziek moeten melden. Reden voor Monique Grefe, coördinator banenafspraak bij BuZa, om een training ‘Professionele Houding & Gedrag in werk’ samen te stellen, om de medewerkers bekend te maken met de ongeschreven regels van een kantoorbaan.

Niet vanzelfsprekend

‘Onze directie-assistenten komen vaak rechtstreeks vanuit de sociale werkplaats hier op kantoor’, zegt Grefe. ‘Veel dingen in een kantoorsetting die voor ons normaal zijn, zijn voor hen niet altijd vanzelfsprekend. Ondanks dat we er wel afspraken over maken bij hun indiensttreding.’ Grefe zocht daarom naar een training om deze algemene werknemersvaardigheden bij de directie-assistenten op de kaart te zetten. Samen met Trees de Koning, trainer en interne jobcoach bij Team Inclusief van het Expertisecentrum Organisatie & Personeel (ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties), kwam ze uit bij de WERK-portal.nl van SBCM. De Koning: ‘De WERK-portal.nl sluit goed aan bij de doelgroep. De filmpjes en oefeningen zijn herkenbaar en realistisch voor de deelnemers en de opdrachten zijn uitnodigend om te maken’.

Grefe en De Koning besloten de module ‘Aan de slag blijven’ te combineren met groepsgesprekken en voorbeelden van de eigen werkvloer. Ze organiseerden drie bijeenkomsten van een halve dag. Tussendoor kregen de directie-assistenten huiswerk: opdrachten in de WERK-portal.nl, die de les erna werden besproken. Deze opdrachten mochten ze onder werktijd maken. De training was verplicht voor alle directie-assistenten. Grefe en De Koning, die de training gaven, konden via het Volgsysteem in de WERK-portal.nl zien of iedereen de online oefeningen had gedaan. ‘Ook konden we herinneringen sturen aan medewerkers die één of twee dagen voor een bijeenkomst hun huiswerk nog niet hadden gemaakt’, zegt Grefe. 

Diverse groep

De groep directie-assistenten bij BuZa is divers qua niveau en bestaat onder andere uit Wajongers en mensen met een WSW-indicatie. ‘De diversiteit van de groep maakte het een uitdaging om het niveau van de training te bepalen’, zegt De Koning.  ‘Sommigen vonden de filmpjes en opdrachten in de WERK-portal.nl iets te makkelijk, maar ook de kritische deelnemers gaven aan dat ze de training waardeerden. Vooral door onderwerpen met de groep te bespreken steekt iedereen er iets van op’.

Tijdens de training kwamen onderwerpen aan bod zoals samenwerken, vragen om uitleg, het uiten van onvrede, ziekmelden, lichaamstaal, gepaste kleding en hygiëne. Hoewel Grefe het idee heeft dat het lesmateriaal goed binnen is gekomen bij de directie-assistenten, denkt ze niet dat met de training alle problemen zijn opgelost. ‘Maar we kunnen iedereen nu wel aanspreken op de onderwerpen die tijdens de training aan bod zijn gekomen. Ook willen we het meenemen in functioneringsgesprekken. Dan wordt het concreet en weten onze directie-assistenten beter wat er van hen verwacht wordt.’ De Koning: ‘Er zullen altijd medewerkers zijn die je geregeld zal moeten aanspreken op hun kleding of iets anders. Het is belangrijk dat we de boodschap uit de training blijven herhalen.’

Robin Hagendoorn is een van de directie-assistenten. Hij werkt al sinds 2010 bij BuZa, maar stak tijdens de training toch het een en ander op. ‘Sommige dingen lijken vanzelfsprekend, maar zitten toch niet in mijn routine. Ik heb bijvoorbeeld geleerd om sneller om hulp te vragen als iets niet lukt. Of om het te melden als er iets mis is gegaan. Als ik vroeger een toner moest vervangen van een printer die ik nog niet kende, dan kon ik daar heel lang mee bezig zijn. Nu vraag ik gewoon om hulp als ik het niet weet.’ Hagendoorn is te spreken over de opzet van de training en de lesstof. ‘De lesstof was goed verdeeld en het huiswerk met de WERK-portal.nl was leuk om te doen.’

Vervolg

Ook Grefe en De Koning zijn blij met de training. ‘De kans is groot dat we hier een vervolg aan geven’, zegt Grefe. ‘Misschien als we straks verhuisd zijn naar een nieuw gebouw, wat ook een nieuwe manier van werken zal betekenen. Het is sowieso leuk om alle directie-assistenten samen te hebben in één groep. Dat gebeurt normaal alleen tijdens de maandelijkse koffiemomentjes.’ De Koning: ‘Het was bijna een teambuildingsessie, mede door de gesprekken en discussies die door de filmpjes ontstonden. Het is echt een bijzondere groep mensen en wij hebben deze training met veel plezier verzorgd.’ Een volgende keer zouden Grefe en De Koning kiezen voor een andere trainingsruimte, waar meer plek is voor dynamische spelvormen. ‘In de trainingsruimte die we nu gebruikten stonden zware tafels, die we niet konden verschuiven’, zegt Grefe. ‘Hierdoor zat de groep vooral om de tafel, terwijl het ook goed is om af en toe te staan of rond te lopen. Zeker voor deze doelgroep is het niet altijd makkelijk om lang stil te zitten.’

Aan het einde van de laatste bijeenkomst kregen alle deelnemers een certificaat, officieel uitgereikt door een van de directeuren van BuZa. Bij aanvang van de laatste bijeenkomst mochten alle deelnemers ook een kaart uitkiezen met daarop een goede eigenschap of kwaliteit van henzelf. ‘Aan het eind van de bijeenkomst mocht de groep bij iedereen raden wat er op die kaart stond’, vertelt De Koning. ‘Ineens kregen de deelnemers allemaal goede eigenschappen over zichzelf te horen. Je zag ze glimmen van trots. Dat was fantastisch om te zien.’

Meer weten over ongeschreven regels op de werkvloer

Bekijk ook de Checklist spelregels op de werkvloer. Met deze checklist kunnen de ongeschreven regels op de werkvloer bij een werkgever in kaart gebracht worden. Er zijn aparte checklists gemaakt voor de werkgever, de medewerker en de begeleider.

---