Robedrijf zet toolboxmeeting in voor veilige werkomgeving

Robedrijf, onderdeel van de gemeente Rotterdam, houdt regelmatig een toolboxmeeting: een werkoverleg over veilig werken. Deze meetings beperken zich niet tot praktische instructies, maar de gesprekken worden ook ingezet om de sociale veiligheid te verbeteren.

Groepsgesprekken

Bij veel bedrijven krijgen medewerkers in een overleg over veilig werken een instructie over bijvoorbeeld de bediening van machines of het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen. Robedrijf gaat verder door in de meetings ook sociale thema’s te bespreken, vertelt Marcel van der Linden, arboadviseur bij de gemeente Rotterdam. ‘Door een veilige omgeving te creëren waarin medewerkers elkaar vertrouwelijk kunnen spreken, kunnen waardevolle groepsgesprekken ontstaan. Hierdoor kan het gevoel van sociale veiligheid binnen de organisatie toenemen.’

De gesprekken kunnen plaatsvinden in grotere groepen van 40-50 personen als er goede begeleiding en een goede sfeer is, maar ook in kleine groepen van bijvoorbeeld 6 personen. Van der Linden: ‘In de kleinere groep is het makkelijker om meer gevoelige onderwerpen te behandelen, zoals pesten.’

Elke bijeenkomst is maatwerk

‘Om de onderwerpen voor de gesprekken te bepalen, luisteren we allereerst goed wat er op de werkvloer leeft. Naast het MTO is ook het maandelijks overleg met leidinggevenden een belangrijke bron, want zij weten wat er op de werkvoer speelt. Als eenmaal een thema is gekozen, worden de bijeenkomsten zorgvuldig voorbereid. Zo is bij het gesprek over pesten ook gebruik gemaakt van de toolbox pesten van SBCM. Bij zo’n gevoelig onderwerp worden sommige medewerkers wel eens door emoties overmand. Het helpt dan als de bedrijfsmaatschappelijk werker aanwezig is. Soms kiezen we er ook voor om de bijeenkomst juist niet door de leidinggevende te laten leiden. Het is iedere keer weer maatwerk.’

Verandering in de werksfeer door nieuwe doelgroepen

Eén van de onderwerpen die nu speelt heeft te maken met de veranderingen op de werkvloer, vertelt Van der Linden. ‘We hebben Wsw’ers die al jarenlang met elkaar werken en zo hun eigen werkcultuur hebben ontwikkeld. Nu komen er ook mensen binnen die hier een korte tijd werken en daarna doorstromen naar regulier werk. De leidinggevenden merken dat hierdoor de werksfeer verandert. Het gaat dan om ogenschijnlijk kleine dingen, zoals hard praten, ander taalgebruik of kleedgedrag (bijvoorbeeld dat iemand een petje op heeft). Maar de impact op de werksfeer is groot. Daarom kijken we hoe we dit kunnen bespreken in een of meerdere toolboxmeeting(en).’

Sociale processen

De kunst is niet alleen om dergelijke signalen te zien, maar ook om deze samen bespreekbaar te maken, aldus Van der Linden. ‘Dat is ontzettend belangrijk om een werkomgeving te creëren waar iedereen zich veilig voelt, en waarin iedereen zich gezien en gehoord weet.’ Door de groepsgesprekken krijgen teamleiders bovendien beter zicht op de sociale processen binnen de groep. Dat biedt bijvoorbeeld ook aanknopingspunten om de groep of individuele medewerkers beter te ondersteunen of te begeleiden naar de voor die persoon best passende werkplek.

Van pilots naar inbedden in structuur

Een nieuwe aanpak als deze voert Robedrijf het liefst eerst uit in pilotvorm. Het is fijn om klein te beginnen en te experimenteren. Dit gebeurde bijvoorbeeld ook met de aanpak voor bewegen. Zo kun je ontdekken of de aanpak echt werkt en aansluit. Blijkt een aanpak succesvol, dan wordt die vervolgens breed geïmplementeerd en ingebed in de structuur van het bedrijf. Het zou dus zomaar kunnen dat dit binnenkort ook gebeurt met de aanpak voor de toolboxmeetings.